Automatisering van beheer

Als wagenparkbeheerder doet u zaken met verschillen toeleveranciers. Denk aan leasemaatschappijen, dealers, garagebedrijven, brandstofleveranciers, bandenspecialisten, verzekeraars, verhuurbedrijven, etc. Om de gegevens die u van al die partijen ontvangt te bundelen en financieel en administratief te kunnen verwerken is een ICT-oplossing noodzakelijk. Software die specifiek ontwikkeld is voor fleetowners is bij een wagenpark van rond de 100 auto’s zeker de investering waard.
Elke bedrijf heeft specifieke eisen en behoeften als het gaat om automatisering. Een ICT-pakker zal in veel gevallen dan ook maatwerk zijn. Toch is er een aantal basisregels. Goede software kenmerkt zich door gebruiksvriendelijkheid en eenvoudige bediening. Bovendien dient het aan te sluiten op uw financiële administratie, zodat kosten direct op een juiste manier worden geboekt en verwerkt. Let bij de selectie van wagenparkbeheersoftware er op dat het voldoet aan de onderstaande gebruikerseisen:

Een koppeling met uw financiële administratie: door deze koppeling wordt wagenparkbeheer data automatisch ingelezen in uw financiële softwarepakket. Dit scheelt u veel tijd en dubbel werk.

Importeren/inladen van personeelsgegevens: auto’s zijn vaak persoonsgebonden. Daarom is het vastleggen van de juiste gegevens zoals n.a.w. gegevens van de berijder, personeelsnummer, afdelingsnummer, kostenplaats en bijvoorbeeld rijbewijsnummer gewenst.  

Overzicht van rijdend wagenpark: welke voertuigen zijn op dit moment actief rijdend in uw wagenpark?

Startdatum en einddatum leasecontract: belangrijke data waar u als wagenparkbeheerder actief op stuurt. Ook bij een contractaanpassing worden deze geregistreerd en in de rapportages opgenomen.

Actuele kilometerstanden weergeven: door het registeren van kilometerstanden bij tankbeurten, onderhoud en schade bent u verzekerd van de meest actuele kilometerstand per voertuig.

Brandstofmanagement: het aantal getankte liters, de gemiddelde literprijs en afwijkende getankte brandstofsoorten worden in beeld gebracht. Ook worden eventuele verschillen in brandstofvoorschotten en werkelijke kosten getoond.

Fiscale waarde: als fleetowner bent u verplicht om de fiscale waarde van uw voertuigen vast te leggen. deze vastlegging dient als basis voor de inhouding van de bijtelling via de loonheffing door de werkgever.

Eigen bijdrage berijders: registratie van de eigen bijdrage is belangrijk vooral omdat de hoogte van de eigen bijdrage bepalend is voor de berekening van de bijtelling en inhouding door werkgever. 

Overzicht in bestelling staande voertuigen: niet alleen de vraag welke voertuigen in bestelling staan en voor wie is belangrijke informatie. Ook de verwachte levertijd, in combinatie met de contractduur van het voertuig dat vervangen wordt is essentieel. Hieruit kunt u bijvoorbeeld opmaken of de inzet van een huurauto nodig is.

Selectie kunnen maken op kostenplaats en afdeling: De mogelijkheid om in te zoomen op dit niveau geeft wagenparkbeheerders een specifieker beeld van de verschillen tussen de diverse afdelingen binnen de organisatie.

Schaderegistratie: Kennis over welke voertuigen en/of berijders schade hebben gereden is een must. Ook de soort schade, bijvoorbeeld inbraak-, parkeer- of glasschade heeft direct invloed op de kosten van uw wagenpark. Is de schade verhaalbaar of niet? Bij een schuldschade is het van belang dat u de kosten van het eigen risico kunt doorbelasten aan de berijder.

Inzet van huurauto’s en shortlease: De start- en einddatum van huur- of shortlease voertuigen en de reden van de inzet dienen goed te worden vastgelegd. Huur- en shortleaseauto's zijn vaak minder ‘zichtbaar’ voor een wagenparkbeheerder. Maar de kosten ervan zijn gemiddeld hoger dan die van de 'reguliere' auto van de zaak.

Afhandeling en registratie van bekeuringen: het inhouden van een bekeuring op het salaris van uw berijders wordt hierdoor administratief makkelijker. Door een juiste registratie krijgt u ook per berijder een beeld van de aard van de overtredingen, zoals snelheid, parkeren, en het negeren van rood licht.

Totaalrapportage toeleveranciers: wanneer u werkt met meerdere leveranciers voor dezelfde dienst is de mogelijkheid van één totaalrapportage of juist het maken van een selectie op leveranciersniveau wenselijk.

Het vastleggen van wagenparkhistorie: alle data uit het verleden worden automatisch vastgelegd en zijn gemakkelijk te raadplegen. Ook kan de wagenparkhistorie gebruikt worden voor het maken van analyses en het opstellen van een financiële begroting.